🧠Cómo organizar el proceso de homologación
No comiences algo sin haber pensado en un sistema para organizarlo
La homologación de título en Alemania país será probablemente uno de los trámites más complicados que hagas y los errores que cometas en el proceso no solo pueden retrasarte, sino también costar cantidades absurdas de dinero. Después de terminar con esto serás algo así como un Super Sayayin de la burocracia internacional (por cierto, yo estoy aún en este proceso, así que aún no llego ahí).
Es necesario que hagas el esfuerzo de establecer un sistema de organización claro que puedas seguir cada vez que hagas, pues será algo que tardará aproximadamente 1 año. Además, este trámite requiere de organización adicional pues harás partes de él en al menos dos países. Un error de planeación puede obligarte a viajar a tu país de origen o, en el mejor de los casos, solicitar cartas poder autorizadas por un notario público y pagar correo internacional para el envío de documentos, y por supuesto, nada de esto es barato.
Bitácora: lleva un registro detallado de todo.
Si he podido aprender una cosa al hacer experimentos como manera de ganarme el pan, es que no vale la pena hacer nada si no llevas un buen registro.
Llevar bitácora para un proceso es la tarea más sencilla y barata que vas a tener durante un proyecto y es una de las únicas actividades que realmente está bajo tu control. Además, es una de las cosas más valiosas que desarrollarás al completar el proyecto, a veces sin importar el resultado que obtengas al final de tu misión.
Al iniciar una bitácora todos pensamos que es una estupidez o incluso una pérdida de tiempo, pues al completar partes relevantes de nuestro proceso, estos eventos parecen evidentes y nuestra mente nos da la falsa seguridad de que será información disponible en el futuro si hay que volver a acceder a ella. Sin embargo, nada puede estar más alejado de la verdad, pues después de unos meses, un amigo te preguntará algo o tendrás que repetir un trámite y, frecuentemente, esa información habrá desaparecido por completo de tu memoria.
Además, la bitácora requerirá que hagas pausas al haber completado tareas relevantes y ese es uno de los momentos en los que menos quieres sentarte y tomar unas notas. Sin embargo, este hábito toma solo 3 a 5 minutos y estas notas que hagas facilitarán la vida de tu futuro yo.
La verdadera pérdida de tiempo es tener que repetir todo sin notas que te faciliten el proceso la segunda vez.
Lleva un registro digital y accesible desde cualquier dispositivo
El trámite de homologación requerirá de una organización efectiva, comunicación repetida por correo electrónico, llamadas y hasta fax (por que Alemania es el mayor usuario de esta “tecnología” y habla muchísimo acerca de la burocracia a la que te enfrentas). Además, requerirás de visitas personales a tu Universidad, agencias gubernamentales, consulados y embajadas y es de enorme importancia que no olvides algún requisito para evitar perder tu valioso tiempo y tu dinero.
En ocasiones, requerirás echar un vistazo a documentos secundarios para llenar formatos que tal vez no tienes a la mano, o tendrás dudas acerca de direcciones acerca del nombre del encargado de un servicio, su teléfono, mail, oficina u horarios. Por esto, debes de usar un sistema de registro que te permita trabajar cómodamente en casa desde tu computadora y llevarlo en tu celular para hacer consultas rápidas o tomar notas de cosas que podrías necesitar en el futuro.
Elige una plataforma y quédate con ella
Mi sugerencia es que hagas un documento de Excel y de Word (o cualquier equivalente que te guste) y que lo subas a una nube para tener coordinación instantánea. Yo prefiero OneDrive pues tengo que pagar una cuenta para el software de office y este servicio viene incluido.
También puedes utilizar servicios como Notion o Evernote, que ofrecen sincronización entre dispositivos de manera instantánea y cómoda, además de tener la posibilidad de hacer bases de datos con menús y submenús de manera sencilla y sin tener que saber cómo programar. Sin embargo, estas plataformas son algo complicadas y requieren de un tiempo de aprendizaje algo largo para sentirte cómodo, así que si no tienes experiencia previa con esto, quédate con el método más sencillo para ti.
Como sugerencia, sube a esta plataforma digital una copia de los documentos más importantes que tienes, esto en caso de verte en la necesidad de sacar una copia adicional o ver los datos precisos de tu número de cuenta universitaria, calificaciones o mes de graduación si alguien te los pregunta.
¿Qué información debes de poner en tu bitácora?
Para cada uno de los trámites tienes que anotar claramente la siguiente información:
1) ¿Qué tienes que hacer?
En la bitácora debes de tener un registro claro de los papeles que vas a necesitar enviar a la agencia estatal de homologación de Alemania (la lista para Berlín se encuentra aquí). Puedes comenzar con esto y poco a poco, agregar los trámites adicionales que tengas que hacer y compilar la información extra que vayas recolectando al contactar a la agencia que lleva tu trámite (siempre habrá uno o dos documentos que no vienen mencionados o que son requisitos especiales para países en particular).
2) ¿Con quién, dónde y cuándo tienes que hacer el trámite?
Para cada documento, escribe brevemete la información detallada de contacto de cada una de las oficinas requeridas para obtenerlo. En el caso de Universidades, escribe la localización de la oficina, el nombre de los encargados que encuentres en internet incluyendo su teléfono, dirección de correo y horarios de atención.
Además, mantén esta información accesible al inicio de cada ítem de la lista para que puedas recolectar información adicional al visitar sus oficinas para entregar o recoger documentos, pues la información disponible en internet de instituciones educativas suele estar desactualizada.
En más de una ocasión tuve que tomar fotos de hojas de papel pegadas en puertas de oficinas cerradas anunciando nuevos horarios, o el cambio de la localización de una dependencia universitaria.
3) ¿Cómo lo debes de hacer?
Para cada misión, escribe una lista detallada de acciones que debes hacer y el orden en el que necesitas hacerlas.
Por ejemplo, para tener copias certificadas por notario en Berlín necesitas:
- Conseguir un notario en la ciudad de Berlín
- Enviar un correo solicitando una cita
- Llevar el documento original en español. Este documento debe estar apostillado en México (esta es una misión larga por sí sola)
- El documento debe contar con una traducción al alemán hecha por un traductor local (esta es también una misión larga y costosa por sí sola).
Este es solo un ejemplo y hay una sección especial en esta página para explicar cada trámite, incluyendo estas copias certificadas.
Pon atención a los detalles que mencionan las páginas web como tamaño de copias, tipo de fotografías o sugerencias para llenar formatos de solicitud pues un error en ellos puede despertar el TOC de los dependientes administrativos de México y sobre todo, de Alemania.
4) ¿Entiendo la totalidad del trámite?
Siempre deja un espacio al final de cada paso del proceso para hacer y responder esta pregunta. Si no puedes decir “sí” después de haber escrito la información anterior (incisos 1 a 3), entonces será necesario que te pongas en contacto con las oficinas a través de una llamada un correo electrónico. Para esto, haz preguntas precisas acerca de lo que no entiendes del trámite u ofrece alternativas para resolver un problema en caso de que no cuentes con la documentación solicitada. Nunca vayas a una cita sin estar preparado y seguro para el trámite, pues irás a perder tu tiempo.
Mide dos veces pero corta solo una.
Proverbio común de carpintería
5) Registro de conversaciones
Como seguimiento al punto anterior, cada vez que establezcas contacto con alguien en una dependencia, anota un breve resumen del contenido de la conversación y la respuesta a las preguntas que hiciste. Si es posible, y hay una manera amable de preguntarlo, consulta quién te brinda la información para hacer aclaraciones. En ocasiones, los encargados pueden tener opiniones distintas acerca de algo y preguntarán: ¿quién te dijo eso?
Así que tener información precisa siempre sirve para estos menesteres.
Conclusiones
Para este proceso se requiere sobre todo paciencia y organización.
Mantén en mente siempre que estás solicitando documentación que solo te interesa y beneficia a ti. Habrá documentos con tiempos de elaboración particularmente largos como las tiras de materias con carga horaria y a pesar de que pueda parecer exasperante, tendrás que esperar.
Además, trata ir con la mente clara, serena y la mejor sonrisa que tengas, pues tendrás que visitar cada oficina más de una vez y una discusión con el personal puede hacer que tu trámite se extienda o que pierdas la posibilidad de resolver una duda o evitar un problema con tu documentación en el futuro.
Mi última recomendación:
El mejor sistema para llevar a cabo este sistema es una tabla Kanban, que es una lista de tareas a la que puedes agregar información en cada objeto y en la que cada tarea por hacer tiene también un estado: “programada” “en proceso”, “requiere de ayuda por alguien” y “terminada”.
Esta estrategia de planeación fue desarrollada para programación web y de aplicaciones de software y recientemente se comenzó a promover su uso en investigación científica. Desde que aprendí cómo usarla, se ha convertido en mi manera de organizar procesos largos sin importar si son en mi trabajo o vida personal.
Puedes hacer este tipo de tablas en Excel, Word, Notion o en un pizarrón y es un recurso muy útil para cualquier proyecto.
Puedes leer acerca de este sistema aquí:
Neugierig 