馃C贸mo organizar el proceso de homologaci贸n

Humboldt Forum y Torre de Televisi贸n en Berl铆n.

No comiences algo sin haber pensado en un sistema para organizarlo

La homologaci贸n de t铆tulo en Alemania pa铆s ser谩 probablemente uno de los tr谩mites m谩s complicados que hagas y los errores que cometas en el proceso no solo pueden retrasarte, sino tambi茅n costar cantidades absurdas de dinero. Despu茅s de terminar con esto ser谩s algo as铆 como un Super Sayayin de la burocracia internacional (por cierto, yo estoy a煤n en este proceso, as铆 que a煤n no llego ah铆).

Es necesario que hagas el esfuerzo de establecer un sistema de organizaci贸n claro que puedas seguir cada vez que hagas, pues ser谩 algo que tardar谩 aproximadamente 1 a帽o. Adem谩s, este tr谩mite requiere de organizaci贸n adicional pues har谩s partes de 茅l en al menos dos pa铆ses. Un error de planeaci贸n puede obligarte a viajar a tu pa铆s de origen o, en el mejor de los casos, solicitar cartas poder autorizadas por un notario p煤blico y pagar correo internacional para el env铆o de documentos, y por supuesto, nada de esto es barato.

Bit谩cora: lleva un registro detallado de todo.

Si he podido aprender una cosa al hacer experimentos como manera de ganarme el pan, es que no vale la pena hacer nada si no llevas un buen registro.

Llevar bit谩cora para un proceso es la tarea m谩s sencilla y barata que vas a tener durante un proyecto y es una de las 煤nicas actividades que realmente est谩 bajo tu control. Adem谩s, es una de las cosas m谩s valiosas que desarrollar谩s al completar el proyecto, a veces sin importar el resultado que obtengas al final de tu misi贸n.

Al iniciar una bit谩cora todos pensamos que es una estupidez o incluso una p茅rdida de tiempo, pues al completar partes relevantes de nuestro proceso, estos eventos parecen evidentes y nuestra mente nos da la falsa seguridad de que ser谩 informaci贸n disponible en el futuro si hay que volver a acceder a ella. Sin embargo, nada puede estar m谩s alejado de la verdad, pues despu茅s de unos meses, un amigo te preguntar谩 algo o tendr谩s que repetir un tr谩mite y, frecuentemente, esa informaci贸n habr谩 desaparecido por completo de tu memoria.  

Adem谩s, la bit谩cora requerir谩 que hagas pausas al haber completado tareas relevantes y ese es uno de los momentos en los que menos quieres sentarte y tomar unas notas. Sin embargo, este h谩bito toma solo 3 a 5 minutos y estas notas que hagas facilitar谩n la vida de tu futuro yo.

La verdadera p茅rdida de tiempo es tener que repetir todo sin notas que te faciliten el proceso la segunda vez.

Lleva un registro digital y accesible desde cualquier dispositivo

El tr谩mite de homologaci贸n requerir谩 de una organizaci贸n efectiva, comunicaci贸n repetida por correo electr贸nico, llamadas y hasta fax (por que Alemania es el mayor usuario de esta 鈥渢ecnolog铆a鈥 y habla much铆simo acerca de la burocracia a la que te enfrentas). Adem谩s, requerir谩s de visitas personales a tu Universidad, agencias gubernamentales, consulados y embajadas y es de enorme importancia que no olvides alg煤n requisito para evitar perder tu valioso tiempo y tu dinero.

En ocasiones, requerir谩s echar un vistazo a documentos secundarios para llenar formatos que tal vez no tienes a la mano, o tendr谩s dudas acerca de direcciones acerca del nombre del encargado de un servicio, su tel茅fono, mail, oficina u horarios. Por esto, debes de usar un sistema de registro que te permita trabajar c贸modamente en casa desde tu computadora y llevarlo en tu celular para hacer consultas r谩pidas o tomar notas de cosas que podr铆as necesitar en el futuro.

Elige una plataforma y qu茅date con ella

Mi sugerencia es que hagas un documento de Excel y de Word (o cualquier equivalente que te guste) y que lo subas a una nube para tener coordinaci贸n instant谩nea. Yo prefiero OneDrive pues tengo que pagar una cuenta para el software de office y este servicio viene incluido.

Tambi茅n puedes utilizar servicios como Notion o Evernote, que ofrecen sincronizaci贸n entre dispositivos de manera instant谩nea y c贸moda, adem谩s de  tener la posibilidad de hacer bases de datos con men煤s y submen煤s de manera sencilla y sin tener que saber c贸mo programar. Sin embargo, estas plataformas son algo complicadas y requieren de un tiempo de aprendizaje algo largo para sentirte c贸modo, as铆 que si no tienes experiencia previa con esto, qu茅date con el m茅todo m谩s sencillo para ti.

Como sugerencia, sube a esta plataforma digital una copia de los documentos m谩s importantes que tienes, esto en caso de verte en la necesidad de sacar una copia adicional o ver los datos precisos de tu n煤mero de cuenta universitaria, calificaciones o mes de graduaci贸n si alguien te los pregunta.

驴Qu茅 informaci贸n debes de poner en tu bit谩cora?

Para cada uno de los tr谩mites tienes que anotar claramente la siguiente informaci贸n:

1) 驴Qu茅 tienes que hacer?

En la bit谩cora debes de tener un registro claro de los papeles que vas a necesitar enviar a la agencia estatal de homologaci贸n de Alemania (la lista para Berl铆n se encuentra aqu铆). Puedes comenzar con esto y poco a poco, agregar los tr谩mites adicionales que tengas que hacer y compilar la informaci贸n extra que vayas recolectando al contactar a la agencia que lleva tu tr谩mite (siempre habr谩 uno o dos documentos que no vienen mencionados o que son requisitos especiales para pa铆ses en particular).

2) 驴Con qui茅n, d贸nde y cu谩ndo tienes que hacer el tr谩mite?

Para cada documento, escribe brevemete la informaci贸n detallada de contacto de cada una de las oficinas requeridas para obtenerlo. En el caso de Universidades, escribe la localizaci贸n de la oficina, el nombre de los encargados que encuentres en internet incluyendo su tel茅fono, direcci贸n de correo y horarios de atenci贸n.

Adem谩s, mant茅n esta informaci贸n accesible al inicio de cada 铆tem de la lista para que puedas recolectar informaci贸n adicional al visitar sus oficinas para entregar o recoger documentos, pues la informaci贸n disponible en internet de instituciones educativas suele estar desactualizada.

En m谩s de una ocasi贸n tuve que tomar fotos de hojas de papel pegadas en puertas de oficinas cerradas anunciando nuevos horarios, o el cambio de la localizaci贸n de una dependencia universitaria.

3) 驴C贸mo lo debes de hacer?

Para cada misi贸n, escribe una lista detallada de acciones que debes hacer y el orden en el que necesitas hacerlas.

Por ejemplo, para tener copias certificadas por notario en Berl铆n necesitas:

  • Conseguir un notario en la ciudad de Berl铆n
  • Enviar un correo solicitando una cita
  • Llevar el documento original en espa帽ol. Este documento debe estar apostillado en M茅xico (esta es una misi贸n larga por s铆 sola)
  • El documento debe contar con una traducci贸n al alem谩n hecha por un traductor local (esta es tambi茅n una misi贸n larga y costosa por s铆 sola).

Este es solo un ejemplo y hay una secci贸n especial en esta p谩gina para explicar cada tr谩mite, incluyendo estas copias certificadas.

Pon atenci贸n a los detalles que mencionan las p谩ginas web como tama帽o de copias, tipo de fotograf铆as o sugerencias para llenar formatos de solicitud pues un error en ellos puede despertar el TOC de los dependientes administrativos de M茅xico y sobre todo, de Alemania.

4) 驴Entiendo la totalidad del tr谩mite?

Siempre deja un espacio al final de cada paso del proceso para hacer y responder esta pregunta. Si no puedes decir 鈥渟铆鈥 despu茅s de haber escrito la informaci贸n anterior (incisos 1 a 3), entonces ser谩 necesario que te pongas en contacto con las oficinas a trav茅s de una llamada un correo electr贸nico. Para esto, haz preguntas precisas acerca de lo que no entiendes del tr谩mite u ofrece alternativas para resolver un problema en caso de que no cuentes con la documentaci贸n solicitada. Nunca vayas a una cita sin estar preparado y seguro para el tr谩mite, pues ir谩s a perder tu tiempo.

Mide dos veces pero corta solo una.

Proverbio com煤n de carpinter铆a

5) Registro de conversaciones

Como seguimiento al punto anterior, cada vez que establezcas contacto con alguien en una dependencia, anota un breve resumen del contenido de la conversaci贸n y la respuesta a las preguntas que hiciste. Si es posible, y hay una manera amable de preguntarlo, consulta qui茅n te brinda la informaci贸n para hacer aclaraciones. En ocasiones, los encargados pueden tener opiniones distintas acerca de algo y preguntar谩n: 驴qui茅n te dijo eso?

As铆 que tener informaci贸n precisa siempre sirve para estos menesteres.

Conclusiones

Para este proceso se requiere sobre todo paciencia y organizaci贸n.

Mant茅n en mente siempre que est谩s solicitando documentaci贸n que solo te interesa y beneficia a ti. Habr谩 documentos con tiempos de elaboraci贸n particularmente largos como las tiras de materias con carga horaria y a pesar de que pueda parecer exasperante, tendr谩s que esperar.

Adem谩s, trata ir con la mente clara, serena y la mejor sonrisa que tengas, pues tendr谩s que visitar cada oficina m谩s de una vez y una discusi贸n con el personal puede hacer que tu tr谩mite se extienda o que pierdas la posibilidad de resolver una duda o evitar un problema con tu documentaci贸n en el futuro.

Mi 煤ltima recomendaci贸n:

El mejor sistema para llevar a cabo este sistema es una tabla Kanban, que es una lista de tareas a la que puedes agregar informaci贸n en cada objeto y en la que cada tarea por hacer tiene tambi茅n un estado: 鈥減rogramada鈥 鈥渆n proceso鈥, 鈥渞equiere de ayuda por alguien鈥 y 鈥渢erminada鈥.

Esta estrategia de planeaci贸n fue desarrollada para programaci贸n web y de aplicaciones de software y recientemente se comenz贸 a promover su uso en investigaci贸n cient铆fica. Desde que aprend铆 c贸mo usarla, se ha convertido en mi manera de organizar procesos largos sin importar si son en mi trabajo o vida personal.

Puedes hacer este tipo de tablas en Excel, Word, Notion o en un pizarr贸n y es un recurso muy 煤til para cualquier proyecto.

Puedes leer acerca de este sistema aqu铆:

https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_board